Automatisierungen

Automatisierungen liegt unter /automations. Die Steuerung einer einzelnen Regel liegt unter /automations/rules/{ruleId}. Die Seite erklärt Bestätigungen, Erinnerungen und Nachbereitung samt Versandprotokoll.

Klartext an die Crew einer Durchführung schreibst du nicht hier, sondern vom Check-in aus. Siehe Nachrichten an Teilnehmende.

Voraussetzungen

Nur Owner und Admin. Trainer:innen sehen den Eintrag in der Navigation nicht. Beim direkten Aufruf von /automations erscheint Keine Berechtigung für das Versandprotokoll – Nur Owner und Admins dürfen Versandjobs einsehen und erneut senden.
Es gibt Kurse oder Versandjobs im Workspace. Ohne Jobs: Noch keine Versandjobs.
Lässt sich das Protokoll nicht laden, steht Versandprotokoll konnte nicht geladen werden mit Erneut versuchen. Bestehende Jobs bleiben unverändert.

Überblick (`/automations`)

Die Seite ist eine einzige Ansicht ohne Tabs: oben ein Hinweis auf fehlgeschlagene Zustellungen (nur wenn es welche gibt), darunter die Regeln neben Als Nächstes geplant und ganz unten das Versandprotokoll. Filter des Protokolls bleiben in der URL erhalten.

Fehlgeschlagene Zustellungen

Gibt es Fehlschläge, erscheint über den Regeln Fehlgeschlagene Zustellungen mit Alle erneut senden und Fehlgeschlagene anzeigen. Letzteres filtert das Protokoll auf Fehlgeschlagen und springt dorthin. Nach Auswahl von Alle erneut senden erscheint {Anzahl} Zustellungen neu eingeplant. Gibt es keine passenden Einträge, erscheint Keine fehlgeschlagenen Zustellungen gefunden. Ohne Fehlschläge fehlt der Hinweis; die Seite beginnt direkt mit den Regeln.

Regeln

Unter Regeln stehen die schaltbaren Mails als Liste, eine Zeile pro Regel mit Zeitpunkt und Reichweite:

Regel	Zeitpunkt	Hinweis
Bestätigung	Sofort nach der Buchung	Immer aktiv, Schalter gesperrt
Erinnerung	24 Stunden vor dem Termin	Standardmäßig an; lässt sich pro Kurs schalten
Nachbereitung	2 Stunden nach dem letzten Termin	Beim Anlegen eines Kurses standardmäßig an; nur Dank, keine Werbung
Warteliste	Sobald ein Platz frei wird	Standardmäßig aus; nur kostenlose Kursreihen

Die Reichweite lautet {aktiv} von {gesamt} Kursen aktiv mit einem schmalen Balken darunter, oder Keine veröffentlichten Kurse. Die Steuerung pro Kurs öffnest du mit Verwalten. Die Seite liegt unter /automations/rules/{ruleId}.

Unter der Liste steht eine Zeile Immer aktiv, unabhängig von den Regeln mit den Mails ohne Schalter: Storno, Terminänderungen, Zahlungslink und Nachricht vom Kurs. Ein Klick auf einen Namen filtert das Versandprotokoll auf diesen Typ.

Mail	Bedeutung
Storno	Informiert, wenn eine Buchung storniert wird
Terminänderungen	Informiert über verschobene oder abgesagte Termine
Zahlungslink	Verschickt Zahlungslinks für offene Zahlungen
Nachricht vom Kurs	Stellt Nachrichten vom Kursteam zu

Als Nächstes geplant

Als Nächstes geplant listet neben den Regeln die nächsten sechs automatischen Mails nach Versandzeit, jeweils mit Typ, Kurs, redigierter Empfängeradresse und Zeitpunkt. Leer: Nichts geplant. Sobald Buchungen eingehen, erscheinen die nächsten Mails hier.

Regel pro Kurs (`/automations/rules/{ruleId}`)

Die Überschrift lautet Automatisierung: {Regel}. Zurück zu den Automatisierungen führt nach /automations.

Filtere unter Kurse eingrenzen nach Kurs, Kursstatus (Veröffentlicht / Entwurf) und Regelstatus (Aktiv / Inaktiv). Neben den Filtern steht die Reichweite {aktiv} von {gesamt} Kursen aktiv oder Keine veröffentlichten Kurse.
Die Tabelle zeigt Kurs, Termin, Kursstatus, Verfügbarkeit und Regel aktiv. Kurse mit gleichem Titel tragen zusätzlich Nr. {id}; ohne Termin steht Noch kein Termin. Unter Verfügbarkeit steht Verfügbar oder bei der Warteliste Warteliste nicht aktiv.
Schalte die Regel in der Zeile um. Erfolg: Automatisierung aktualisiert. Bei Erinnerung und Nachbereitung gleicht Orbinaut bereits geplante E-Mails neu ab.

Für alle Kurse aktivieren und Für alle Kurse deaktivieren erscheinen nur bei Erinnerung, Nachbereitung und Warteliste. Erfolg: {Anzahl} Kurse aktualisiert. Die immer aktive Bestätigung hat diese Schaltflächen nicht.

Die Warteliste bleibt auf kostenlose Kursreihen beschränkt. Bei Coaching oder kostenpflichtigen Kursen steht Warteliste nicht aktiv, der Schalter lässt sich nicht einschalten. Beendete oder abgesagte Kurse lassen sich nicht mehr umschalten; der Versuch endet mit Änderung konnte nicht gespeichert werden.

Ohne Kurse: Noch keine Kurse. Ohne Filtertreffer: Keine Treffer.

Versandprotokoll

Im Versandprotokoll am Ende der Seite stehen Kurs, redigierte Empfängeradresse (zum Beispiel l***@example.de), Art, Zeitpunkt, Status, Versuche und Aktion. Bei einem Fehlschlag steht unter Versuche zusätzlich der Fehlercode als Fehler: {code} und, sofern der Mailversand-Dienst eine Begründung mitgeliefert hat, darunter diese Begründung im Wortlaut des Dienstes (auf Englisch). Darin enthaltene E-Mail-Adressen werden ersetzt.

Schaltflächen neben der Überschrift zeigen die Anzahl der Jobs: Alle, Geplant, Angenommen, Zugestellt, Fehlgeschlagen; Unzustellbar erscheint zusätzlich, sobald es unzustellbare Mails gibt. Ein Klick filtert das Protokoll auf diesen Status.

Statuswerte im Protokoll: Geplant, In Bearbeitung, Angenommen, Zugestellt, Unzustellbar, Als Spam gemeldet, Fehlgeschlagen. Angenommen heißt: Der Mailversand-Dienst hat die Mail übernommen, aber noch keine Zustellung gemeldet. Zugestellt setzt Orbinaut erst, wenn der Dienst die Zustellung an das Postfach bestätigt hat. Unzustellbar (Bounce) und Als Spam gemeldet meldet ebenfalls der Dienst; für diese Mails gibt es kein Erneut senden, weil dieselbe Mail nicht noch einmal verschickt würde. Prüfe stattdessen die Adresse der Buchung. Weitere Filter setzt du über Filter hinzufügen mit Nach Status filtern und Nach Typ filtern: Buchungsbestätigung, Storno, Warteliste, Termin, Erinnerung, Nachbereitung, Nachricht vom Kurs und Zahlungslink. In der Spalte Art sind Warteliste und Termin feiner aufgeschlüsselt: Warteliste beigetreten, Nachrückplatz, Terminänderung und Termin abgesagt. Ohne Treffer steht Keine Einträge.

Bei Fehlgeschlagen erscheint Erneut senden. Die Aktion setzt die Versuche auf null zurück und plant denselben Job sofort neu. Ein bereits geplanter Job wird nicht doppelt eingeplant. Erfolg: Die Nachricht wurde erneut eingeplant. Im Hinweis über den Regeln gibt es zusätzlich Alle erneut senden.

Das Protokoll lädt 50 Einträge. Sobald eine volle Seite geladen ist, steht darunter Es werden die neuesten {Anzahl} Einträge angezeigt. Mehr laden holt weitere Einträge, höchstens die neuesten 200.

Ergebnis

Unter /automations siehst du den Versandstatus und ob Bestätigung, Warteliste, Erinnerung und Nachbereitung für veröffentlichte Kurse aktiv sind.
Unter /automations/rules/{ruleId} schaltest du eine Regel pro Kurs.
Fehlgeschlagene Zustellungen lassen sich als Owner oder Admin mit Erneut senden wiederholen.
Empfängeradressen im Protokoll sind redigiert.

Wenn etwas schiefgeht

Beobachtung	Ursache	Nächster Schritt
Keine Berechtigung für das Versandprotokoll	Rolle Trainer:in	Owner oder Admin den Bereich öffnen lassen
Schalter Bestätigung lässt sich nicht ändern	Buchungsbestätigung ist immer aktiv	Keine Aktion nötig
Warteliste nicht aktiv	Coaching oder kostenpflichtiger Kurs	Regel gilt nur für kostenlose Kursreihen
Erneut senden fehlt	Job nicht Fehlgeschlagen	Statusfilter auf Fehlgeschlagen setzen