Buchungen verwalten

Unter Buchungen findest du die Buchungsliste unter /bookings und das Buchungsdetail unter /bookings/{bookingId}. In der Navigation steht Buchungen in der Gruppe Betrieb. Das Buchungsdetail hat keinen eigenen Navigationspunkt.

Unter Buchungen verwaltest du Anmeldungen aus der öffentlichen Buchungsseite, dem Widget und dem Dashboard. Das Buchungsdetail hält Status, Zahlung und Verlauf getrennt. Eine Stornierung erstattet deshalb nie automatisch Geld.

Voraussetzungen

Owner oder Admin für manuelle Buchungen, Stornos, Exporte und Erstattungen. Trainer:innen haben Lesezugriff auf die für sie freigegebenen Kurse und Buchungen.
Für eine neue Buchung eine veröffentlichte Durchführung mit geplantem Termin.
Für einen Zahlungslink eine kostenpflichtige Durchführung und eine E-Mail-Adresse des Kontakts.

Buchungsliste

Die Liste liegt unter /bookings. Überschrift Buchungen, Untertitel Buchungen, Zahlungen und Wartelisten im Überblick.

Zahlungsstand

Der Zahlungsstand fasst Offen und Bezahlt der aktuellen Auswahl zusammen. Der Untertitel lautet Offene und bezahlte Beträge der aktuellen Auswahl. Gibt es offene Beträge, erscheint darunter {count} Buchung wartet auf Zahlung. bzw. {count} Buchungen warten auf Zahlung. Offene zeigen setzt den Zahlungsfilter auf Offen.

Suchen, filtern und sortieren

Buchungen durchsuchen filtert nach Name oder E-Mail-Adresse.
Buchungen eingrenzen öffnet die Filter. Darin stehen Kurs (Alle Kurse), Buchung, Zahlung und Gebucht am. Übernehmen wendet sie an, Filter zurücksetzen leert sie.
Buchung: Alle Buchungsstatus, Ausstehend, Bestätigt, Warteliste, Storniert, Abgelaufen.
Zahlung: Alle Zahlungsstatus, Nicht erforderlich, Offen, Bezahlt, Teilweise erstattet, Erstattet, Beanstandet.
Daneben steht Sortierung: Neueste zuerst oder Älteste zuerst.
Suche, Filter, Sortierung und Seite bleiben in der URL erhalten.

Die Tabelle zeigt Name, Kurs, Preis, Gebuchter Termin, Gebucht am, Buchung, Zahlung mit Quelle und den Pfeil zum Detail. Die Zahlungsquellen sind Stripe, PayPal, Überweisung, Bar und Andere Quelle. Eine sichtbare Quelle bedeutet nicht automatisch, dass Orbinaut sie verbinden oder erstatten kann. Der ausgelieferte Stand steht unter Zahlungen.

Ohne Buchungen steht Noch keine Buchungen. Passt kein Eintrag, steht Keine passenden Buchungen.

Manuelle Buchung anlegen

Wähle Buchung hinzufügen und suche die Durchführung.
Bei einem Einzelcoaching wählst du zusätzlich einen freien Slot.
Nutze einen vorhandenen Kontakt oder Neuen Kontakt anlegen. Ohne E-Mail-Adresse erhält die Person keine Bestätigungen oder Erinnerungen.
Lege den Anfangsstatus fest:

Angebot	Mögliche Auswahl
Kostenloser Kurs	Bestätigt oder Warteliste
Kostenpflichtiger Kurs	Bestätigt oder Zahlungslink senden
Einzelcoaching	Bestätigt, mit ausgewähltem Slot

Wähle Buchung anlegen.

Zahlungslink senden braucht eine E-Mail-Adresse. Orbinaut reserviert den Platz sieben Tage und sendet einen Link zur Bezahlung auf der öffentlichen Buchungsseite. Bestätigt erfasst eine außerhalb des öffentlichen Checkouts angenommene Buchung direkt als verbindlich.

Ist die Durchführung voll, wähle bei einem kostenlosen Kurs gegebenenfalls die Warteliste. Eine aktive Buchung derselben E-Mail-Adresse in derselben Durchführung wird als Dublette abgelehnt.

Trainer:innen sehen Buchung hinzufügen nicht.

Liste exportieren

Owner und Admins laden über CSV exportieren oder PDF exportieren die aktuelle Kurs- und Statusauswahl herunter. Der Export enthält Name, E-Mail-Adresse, Buchungsstatus, Buchungsdatum, Kurs, Termin und den aktuellen Stand der Marketing-Einwilligung (Erteilt, Widerrufen oder Nicht erfasst). Der Status ist ein Nachweisfeld, keine automatische Versandfreigabe.

Die Exportaktionen erscheinen nur für eine Auswahl, die der Export exakt abbilden kann. Entferne Textsuche, Zahlungs- und Datumsfilter und stelle Neueste zuerst ein, wenn die Aktionen fehlen. Ein Kurs- oder Statusfilter darf gesetzt bleiben.

Buchungsdetail

Das Detail liegt unter /bookings/{bookingId}. Du öffnest es über den Pfeil in der Liste. Zurück zu den Buchungen führt zur Liste. Die Überschrift lautet Buchung.

Der Name der Person öffnet das zugehörige Kontaktprofil. Bei einer bestätigten Buchung mit E-Mail kannst du Bestätigung erneut senden. Orbinaut plant den Versand idempotent ein; ein bereits laufender Versand wird nicht dupliziert.

Bei einer bestätigten Einzelcoaching-Buchung steht Termin verschieben zur Verfügung, solange der aktuelle und der neue Termin noch nicht begonnen haben, der Zieltermin zur selben Durchführung gehört und Kapazität frei ist. Bereits dokumentierte Anwesenheit oder eine ausgestellte Teilnahmebestätigung sperrt den Wechsel. Der neue Termin erzeugt eine aktualisierte Transaktionsmail.

Übersicht

Oben steht der Status:

Status	Hinweis
Bestätigt	Buchung bestätigt · Der Platz ist fest reserviert.
Ausstehend	Bestätigung steht aus
Warteliste	Auf der Warteliste
Storniert	Buchung storniert
Abgelaufen	Buchung abgelaufen

Die Karte Buchungsübersicht zeigt Person, Kurs, Teilnahme, Quelle, Gebucht am und Buchungs-ID. Quellen sind Manuell im Dashboard, Öffentliche Buchungsseite, Buchungs-Widget oder API. Die Buchungs-ID ist die Referenz für Rückfragen und Stornos.

Kurs und Termin nennt Datum, Zeitzone, Dauer und Ort (Online oder die Adresse).

Zahlung und Rechnung

Die Karte Zahlung zeigt Buchungsbetrag, Bezahlt, Offen, Erstattet sowie die Zahlungsquelle. Wenn vorhanden, stehen darunter Originalrechnung (Rechnungsnummer) und Gutschrift. Die Rechnung stellst du nicht auf dieser Seite aus; sie entsteht über den Zahlungsweg. Nach einer Plattformerstattung bleibt die Originalrechnung unverändert, und Orbinaut stellt eine Gutschrift aus.

DATEV-Export und geplante E-Rechnung liegen unter E-Rechnung und Buchhaltung.

Buchung stornieren

Öffne eine aktive Buchung mit Status Ausstehend, Bestätigt oder Warteliste.
Wähle Buchung stornieren.
Setze den Stornogrund: Wunsch der teilnehmenden Person, Kurs wurde abgesagt, Zahlung fehlgeschlagen, Doppelte Buchung oder Anderer fachlicher Grund.
Bei Anderer fachlicher Grund füllst du Konkreter Stornogrund mit 3 bis 500 Zeichen.
Bestätige mit Stornierung bestätigen.

Orbinaut gibt den Platz frei, protokolliert Grund und Zeitpunkt und setzt den Status auf Storniert. Bei einer Warteliste kann dadurch die nächste Person nachrücken.

Trainer:innen sehen Buchung stornieren nicht.

Zahlung erstatten

Nach dem Storno einer unterstützten bezahlten Buchung steht Zahlung erstatten im Buchungsdetail. Die Erstattung läuft über den verbundenen Zahlungsanbieter.

Stripe-Zahlungen lassen sich in Orbinaut erstatten. Überweisung, PayPal und andere nicht unterstützte Quellen zeigen Erstattung separat ausführen. Der technisch vorbereitete Barzahlungsweg ist nicht für den Produktionsbetrieb freigegeben.

Verspätete oder widersprüchliche Anbieterereignisse landen unter Zahlungen zur Prüfung. Details: Zahlungen.

Teilnahmebestätigung

Die Karte Teilnahmebestätigung gehört zu genau einer Person. Owner, Admin oder die zugewiesene Trainer:in stellen sie aus, wenn:

die Buchung Bestätigt ist,
der letzte nicht abgesagte Termin beendet ist,
die Person bei allen diesen Terminen als Anwesend markiert wurde,
bei einer bezahlten Buchung die Originalrechnung bereits existiert.

Dann steht Ausstellen und senden. Orbinaut sendet den Download an die bei der Buchung gespeicherte E-Mail-Adresse. Das PDF ist die unveränderliche Teilnahmebestätigung. Rechnung und Gutschrift bleiben eigene Dokumente.

Ist die Bestätigung ausgestellt, stehen PDF herunterladen und Widerrufen. Widerrufen macht bestehende Download-Links ungültig. Danach kannst du die Anwesenheit korrigieren und eine neue Bestätigung ausstellen.

Der Sammelversand mehrerer Personen liegt im Kursdetail unter Teilnehmende, nicht hier. Mehr dazu steht unter Anwesenheit und Teilnahmebestätigung.

Buchungsverlauf

Die Karte Buchungsverlauf listet jede Statusänderung in zeitlicher Reihenfolge, mit Zeitpunkt und Akteur. Ein Storno mit Freitext erscheint als Angegebener Grund: {reason}.

Ergebnis

Die Liste unter /bookings lässt sich über die Suche und die Filter eingrenzen.
Das Detail unter /bookings/{bookingId} trennt Status, Zahlung, Storno, Erstattung, Rechnung, Verlauf und Teilnahmebestätigung.
Ein Storno enthält einen fachlichen Grund und ist im Verlauf sichtbar.
Zahlung und Buchung wurden getrennt behandelt.