Kontakte verwalten

Kontakte ist der Kundenstamm des Workspace, nicht der Check-in eines Termins. Die Liste liegt unter /participants. Ein einzelnes Profil liegt unter /participants/{participantId}.

Ein Profil entsteht bei einer Buchung automatisch oder wird von Owner und Admin manuell angelegt. Es gilt für den gesamten Workspace, nicht nur für einen Kurs. Anwesenheit, Check-in und Terminexport stehen unter Anwesenheit und Teilnahmebestätigung.

Voraussetzungen

Jedes Workspace-Mitglied sieht Kontakte.
Owner oder Admin zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen.
Trainer:innen sehen Profile schreibgeschützt. Die Liste ist auf Personen mit Buchungen in zugewiesenen Kursen begrenzt. Interne Notizen, Telefonnummer und Anschrift bleiben für diese Rolle verborgen. Die Buchungshistorie zeigt nur zugewiesene Kurse.

Kontaktliste (`/participants`)

Die Überschrift lautet Kontakte. Der Untertitel: Alle Teilnehmenden und ihre Buchungshistorie. Die Tabelle selbst heißt Kontaktliste.

Suchen und filtern

Öffne Kontakte unter /participants.
Suche über Name oder E-Mail suchen.
Filtere über die Kennzahlen nach Aktivität. Die Chips tragen die Bezeichnung Kontaktliste nach Aktivität filtern.

Segment	Bedeutung in der Oberfläche
Aktiv	Buchung in den letzten 90 Tagen
Nachlassend	Letzte Buchung vor 3 bis 12 Monaten
Inaktiv	Letzte Buchung vor über einem Jahr
Nie gebucht	Noch keine Buchung vorhanden

Daneben stehen die Kacheln Kontakte gesamt, Neu in diesem Monat (mit Vormonat), Aktiv (90 Tage) und Nie gebucht.

Die Liste zeigt Name, E-Mail-Adresse und Zuletzt gebucht. Ohne Buchung steht Noch keine Buchung. Profile mit Notizen tragen Notiz vorhanden. Orbinaut sortiert nach der jüngsten Buchung, Profile ohne Buchung danach.

Ohne Treffer: Keine Treffer – Passe die Suche an oder lege einen neuen Kontakt an. Ohne Profile: Noch keine Kontakte.

Kontakt anlegen

Wähle Kontakt anlegen. Der Dialog heißt Neuen Kontakt anlegen. Hinweis: Das Profil gilt für den gesamten Arbeitsbereich, nicht nur für einen Kurs.
Trage mindestens den Namen ein (mindestens 2 Zeichen). Optional sind E-Mail-Adresse, Telefon, Straße und Hausnummer, Adresszusatz, Postleitzahl, Ort, Ländercode (ISO-3166, zum Beispiel DE.) und Interne Notizen.
Speichere mit Kontakt speichern. Erfolg: Der Kontakt wurde angelegt. Orbinaut öffnet danach das neue Profil.

Eine E-Mail-Adresse darf in einem Workspace nur zu einem aktiven Profil gehören. Bei einer Dublette erscheint Für diese E-Mail-Adresse existiert bereits ein Profil. Öffne dann das vorhandene Profil, statt ein zweites anzulegen.

Manuelle Buchungen können denselben vorhandenen Kontakt verwenden. Ohne E-Mail-Adresse erhält die Person keine Bestätigungen, Erinnerungen oder Zahlungslinks. Siehe Buchungen verwalten.

Kontaktprofil (`/participants/{participantId}`)

Öffne eine Zeile. Die Seite zeigt den Namen als Überschrift und darunter die Karte Kontaktprofil. Zurück zur Kontaktliste führt nach /participants.

Stammdaten und interne Notizen

Owner und Admins ändern Name, E-Mail, Telefon, Anschrift und Interne Notizen. Der Hinweis lautet: Nur für Owner und Admins sichtbar. Maximal 10.000 Zeichen. Bei Trainer:innen erscheint Du kannst Profile ansehen, aber nicht ändern. Zusätzlich sehen sie Interne Notizen sind für deine Rolle nicht sichtbar.

Speichere mit Änderungen speichern. Erfolg: Das Profil wurde gespeichert.

Änderungen an E-Mail-Adresse und Notizen werden im Audit-Protokoll als begrenzte Änderung vermerkt. Der Audit-Eintrag enthält nicht den Inhalt der Notiz.

Wenn im Profil noch keine Anschrift gepflegt ist, kann das Detail die Rechnungsanschrift der jüngsten Buchung anzeigen. Das ändert die gespeicherten Kontaktdaten erst, wenn Owner oder Admin Änderungen speichern.

Einwilligungen

Owner und Admins sehen den aktuellen Nachweis der Marketing-Einwilligung. Fehlt ein Nachweis oder wurde er widerrufen, gilt die Person nicht als für Marketing freigegeben.

Erteilt darf nur für eine außerhalb von Orbinaut nachweisbar eingeholte Einwilligung gespeichert werden. Dafür ist eine 3 bis 100 Zeichen lange Nachweis- oder Versionsreferenz Pflicht. Orbinaut speichert Referenz, handelndes Konto, Quelle und Zeitpunkt als neues Ereignis.
Widerrufen legt ein neues Widerrufsereignis an und braucht keine Nachweisreferenz.
Frühere Ereignisse werden nicht überschrieben; der jeweils neueste Nachweis bestimmt den sichtbaren Stand.

Buchungshistorie

Unter Buchungshistorie stehen Kurs, Termin und Buchung (Status Ausstehend, Bestätigt, Warteliste, Storniert, Abgelaufen). Eine Zeile öffnet das zugehörige Buchungsdetail. Dort liegen Zahlungsstand, Stornogrund, Rechnung, Gutschrift und Teilnahmebestätigung.

Ohne Buchungen: Es gibt noch keine Buchungen für diesen Kontakt.

Die Kontaktliste ist nicht die Teilnehmerliste eines Kurstermins. Check-in, Status Offen / Anwesend / Nicht erschienen und Terminexport stehen unter Anwesenheit und Teilnahmebestätigung.

Kontakt löschen

Öffne das Kontaktprofil.
Wenn Kontakt löschen verfügbar ist, prüfe Name und Buchungshistorie.
Bestätige Kontakt unwiderruflich löschen? mit Unwiderruflich löschen.

Ein Profil mit einer aktiven Buchung lässt sich nicht löschen. Als aktiv gelten Ausstehend, Bestätigt und Warteliste. Dann steht: Storniere zuerst alle offenen, bestätigten oder Wartelisten-Buchungen. Bei einem Löschversuch mit aktiver Buchung: Der Kontakt kann nicht gelöscht werden, solange eine aktive Buchung besteht.

Hat das Profil noch keine Buchungshistorie, entfernt Orbinaut den Datensatz. Bei vorhandener Historie anonymisiert Orbinaut das Kontaktprofil und behält die Buchungsbelege aus rechtlichen Gründen. Die Löschung entfernt keine finanziellen oder fachlichen Belege aus bereits abgeschlossenen Vorgängen. Der Dialog erklärt: {Name} wird aus der Kontaktliste entfernt. Buchungsbelege bleiben aus rechtlichen Gründen erhalten.

Ergebnis

Unter /participants ist das Profil über Name oder E-Mail-Adresse auffindbar und nach Aktivität filterbar.
Unter /participants/{participantId} sind Stammdaten und interne Notizen nur für die erlaubten Rollen sichtbar.
Eine fehlende oder widerrufene Marketing-Einwilligung bleibt fail-closed.
Die Buchungshistorie führt zum richtigen Buchungsdetail.
Eine Löschung bewahrt erforderliche Buchungsbelege und entfernt das Profil aus der aktiven Kontaktliste.

Wenn etwas schiefgeht

Beobachtung	Ursache	Nächster Schritt
Für diese E-Mail-Adresse existiert bereits ein Profil.	E-Mail gehört schon zu einem aktiven Profil	Vorhandenes Profil öffnen
Der Kontakt kann nicht gelöscht werden, solange eine aktive Buchung besteht.	Status Ausstehend, Bestätigt oder Warteliste	Zuerst fachlich stornieren
Profil nicht gefunden	Falscher Workspace oder bereits gelöscht	Zurück zur Kontaktliste
Interne Notizen sind für deine Rolle nicht sichtbar.	Rolle Trainer:in	Owner oder Admin um Pflege bitten